Aus Anfragen werden Kunden.

Hellolead ist ein KI-Assistent für Anfragen, Leads und die digitale Kundenakte. Er beantwortet jede Anfrage aus Website, Online-Shop, Instagram, Facebook oder Google innerhalb von Minuten per WhatsApp oder E-Mail, klärt die wichtigen Fragen, bewertet die Anfrage mit einem Score von 0 bis 100 und übergibt nur echte Interessenten an dein Team, mit Chatverlauf, Zusammenfassung und Gesprächsleitfaden. Alles landet in der Kundenakte.

Nach der Wartezeit, die du selbst festlegst, zum Beispiel fünf Minuten. Der Assistent schreibt rund um die Uhr, auch samstags um 22 Uhr, wenn dein Shop oder deine Anzeigen Anfragen bringen. Du bestimmst ein Sendefenster, damit niemand nachts eine Nachricht bekommt, wenn du das nicht willst.

Du legst die Fragen fest, etwa zu Produkt oder Leistung, Zeitraum, Budget und Standort. Der Assistent stellt sie im Chat, aus den Antworten entsteht ein Score von 0 bis 100. Ab deiner Schwelle geht die Anfrage an den zuständigen Verkäufer. So landen nur qualifizierte Anfragen in der Anruf-Warteschlange.

Meta-Instant-Formulare für Instagram und Facebook verbindest du per Facebook-Login ohne Code. Google-Lead-Formulare, auch bei Fahrzeuganzeigen, melden sich per Webhook. Für WordPress gibt es fertige Plugins für Contact Form 7 und WPForms, alles andere spricht die REST-Schnittstelle direkt an. Die Anbindung dauert in der Regel etwa eine Viertelstunde.

Die KI läuft auf Wunsch über Microsoft Azure in einer europäischen Region, mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Jeder Mandant ist in der Datenbank strikt getrennt, Meta-Webhooks sind signiert, Zugänge rollenbasiert. Mit euren Daten wird nicht trainiert. Je Kunde exportierst du eine Auskunft, anonymisierst oder löschst ihn samt Anfragen, Chats und Dateien direkt in der App. Der Assistent gibt sich als KI zu erkennen und respektiert jedes „bitte nicht mehr schreiben“ sofort.

Nein. Der Assistent verspricht keine Preise und übergibt bei allem, was ein Mensch entscheiden muss, zum Beispiel Preise, Konditionen oder Verfügbarkeit. WhatsApp-Nachrichten laufen über freigegebene Vorlagen, die Tonalität legst du für dein Unternehmen fest.

Starter kostet 149 € pro Monat, Professional 349 € und Business 799 €, jeweils zzgl. MwSt. Jedes Abo hat eine Testphase, keine Einrichtungsgebühr und ist monatlich kündbar. Bei jährlicher Zahlung gibt es günstigere Monatspreise. Kosten für WhatsApp-Konversationen bei Meta und für KI-Nutzung sind je nach Abo enthalten oder werden nach Verbrauch abgerechnet.

Für Unternehmen, die Anfragen über Website, Online-Shop, Social Media oder Anzeigen bekommen und sie schnell beantworten und vor dem Angebot qualifizieren wollen: Online-Shops, Dienstleister, Handwerk, Agenturen und Beratung genauso wie Autohäuser. Autohäuser sind eine von mehreren Branchen und haben eine eigene Seite mit Funktionen wie Fahrzeuganzeigen bei Google, Leasing- und Finanzierungsfragen oder Standorten.

Ja. Kontaktformulare von Websites und Shops schicken ihre Anfragen per WordPress-Plugin oder REST-Schnittstelle an Hellolead, danach läuft jede Anfrage durch Antwort, Qualifizierung und Übergabe. Hellolead ist kein Shopsystem: Bestellung, Zahlung und Versand bleiben in deinem Shop.

Die Kundenakte bündelt zu jedem Kunden Stammdaten, Anfragen, Chats per WhatsApp und E-Mail, Notizen, Angebote und Käufe in einer Zeitachse. Dein Team sieht auf einen Blick, was bisher passiert ist. Neue Kontakte entstehen automatisch aus Anfragen und bekommen eine eigene Kundennummer, bestehende Kunden übernimmst du über die Kunden-Schnittstelle oder als CSV-Datei. Mit der Werbesperre schließt du einzelne Kunden von Werbung und Nachfassen aus, eine Abmeldung im Chat setzt sie automatisch.

Nach deinen Regeln: reihum im Standort, an eine feste Person oder durch die Leitung. Bestandskunden gehen an die Person, die sie betreut. Wer abwesend ist, zu viele offene Anfragen oder zu viele überfällige Aufgaben hat, wird übersprungen. Bei Urlaub oder Krankheit übernimmt die Vertretung aus dem Kalender, aus Timebutler oder die feste Vertretung des Standorts.

Sobald die Abwesenheit bekannt ist, ob aus Timebutler, im Kalender eingetragen oder kurzfristig abgemeldet, gehen Wiedervorlagen, Rückrufe, Angebote zum Nachfassen und Termine im Zeitraum an die Vertretung. Wer mittags krank nach Hause geht, gibt auch schon Fälliges ab. Nach der Abwesenheit geht alles nach eurer Regel zurück: immer, nur wenn die Vertretung noch keinen Erstkontakt hatte, oder gar nicht. Im Team ist sichtbar, wer gerade für wen arbeitet.

Ja, mit sipgate, Placetel, UniFi Talk und Avaya IP Office. Mit sipgate und Placetel gilt: Klingelt das Telefon, zeigt Hellolead ein Fenster mit Name und passender Anfrage. Jedes Gespräch steht an der Anfrage, verpasste Anrufe werden zur Rückruf-Aufgabe in der Arbeitszeit, bei Abwesenheit für die Vertretung. Per Klick wählt die Anlage über dein eigenes Telefon. Auf Wunsch wird aus einem verpassten Anruf ohne offene Anfrage eine neue Anfrage. Mit UniFi Talk (ab Version 5.4.5) meldet die Anlage Anrufe per Webhook: Anruffenster, Anrufe an der Anfrage und Rückruf-Aufgaben gehen, Anrufen per Klick und Durchstellen an den zuständigen Verkäufer nicht, weil Talk dafür keine Schnittstelle hat. Talk meldet auch nicht, wer abgehoben hat. Mit Avaya IP Office im Haus verbindet die Telefonie-Brücke, ein kleiner Windows-Dienst mit DevLink3 und TAPI, die Anlage mit Hellolead: Anrufe gehen direkt zur zuständigen Person, bei Abwesenheit zur Vertretung. Nimmt dort niemand ab, klingelt nach der eingestellten Dauer (Standard 12 Sekunden) wie gewohnt der Sammelruf. Dazu gibt es Anruffenster, Anrufe im Verlauf, Rückruf-Aufgaben und Klick zum Anrufen. Ohne Brücke stellt Voicemail Pro durch. Gespräche werden nicht aufgezeichnet.

Ja. Hellolead erkennt die Sprache am Text der Anfrage und an den Nachrichten des Kunden. Nachrichten in fremder Sprache stehen im Chat mit deutscher Übersetzung, deine deutschen Antworten gehen übersetzt raus, auf Wunsch siehst du die Übersetzung vorher. Der Assistent schreibt direkt in der Sprache des Kunden. Die Sprache lässt sich je Anfrage auch von Hand festlegen.

Das hängt vom Abschluss ab. Eine gewonnene Anfrage bleibt gewonnen, die zuständige Person bekommt Bescheid, eine Aufgabe entsteht nicht. Verlorene oder nicht qualifizierte Anfragen öffnen sich wieder. Nachrichten zu Spam werden nur abgelegt. Liegt die letzte Bewegung über sechs Monate zurück, entsteht eine neue Anfrage. Der Assistent fängt nach einem Abschluss nicht wieder an, das Gespräch liegt beim Vertrieb.

Ja, ab dem Tarif Professional. Jeder Standort hat eigene Kampagnen, einen eigenen Bestand aus seiner Datenquelle, eine eigene E-Mail-Signatur mit Impressum sowie Überlauf und Vertretung. Bestände anderer Standorte kann dein Team auf Wunsch einblenden und anbieten.

Ja, auf Wunsch je Anfrage mit dem Nachfass-Bot. Er schreibt in der Arbeitszeit nach den Abständen, die du festlegst, und hört auf, sobald der Kunde antwortet. Die KI schreibt jede Nachricht passend zum bisherigen Chatverlauf und zum angefragten Produkt, in der Ich-Form der zuständigen Person und mit ihrer Signatur; deine eigenen Texte dienen als Leitlinie oder gehen unverändert raus. Bei WhatsApp zeigt Hellolead, wie lange das 24-Stunden-Fenster für freien Text noch offen ist, danach geht die freigegebene Vorlage. Bleibt der Kunde bis zum Schluss still, setzt Hellolead den Status: ohne bisheriges Gespräch „nicht qualifiziert“, sonst „verloren“ mit der Aufgabe, den Grund zu prüfen.

Ja. Textbausteine gibt es für alle Standorte, je Standort und als „Meine Textbausteine“ für jede Person selbst. Platzhalter wie Vorname, Anfragenummer oder zuständige Person werden beim Einfügen ersetzt. Ein Link im Baustein kann die Anfragenummer mitführen: Bewertet ein Kunde sein Fahrzeug über diesen Link bei AutoUncle, landet die Bewertung direkt in seiner Anfrage.

Portal- und Formularanfragen erscheinen als einheitliche Karte oben im Chat: angefragtes Fahrzeug mit Link zum Inserat, Wünsche wie Probefahrt oder Finanzierung, bevorzugter Kontaktweg, Fotos als Vorschau und, wenn das Portal sie liefert, Kennzahlen zum Interessenten. Bei AutoUncle stehen bei einer Inzahlungnahme das Fahrzeug des Kunden, seine Preisvorstellung, der ihm angezeigte Wert und der interne Marktwert dabei. Findet Hellolead das Fahrzeug im Bestand, ergänzt es fehlende Angaben.

Ja, das Vorbereitungs-Board. Es zeigt alle Termine, die eine Vorarbeit brauchen, etwa die Aufbereitung vor Probefahrt oder Auslieferung, aus allen Kalendern und Standorten. Das Team hakt dort ab, schreibt Notizen zum Auftrag und sieht den „Hinweis vom Verkauf“; der Verkäufer bekommt Stand und Notizen in seinem Termin und auf Wunsch per Push. Für einen Bildschirm in der Halle gibt es eine eigene Ansicht, Lagersysteme lesen die Aufträge über eine Schnittstelle. Zugänge nur für das Board zählen im Tarif nicht als Nutzer.

Mit Regeln, die du je Terminart einstellst: ob ein Termin den Kalender der Person belegt, ob eine Überschneidung erlaubt, gewarnt oder verhindert wird, höchstens wie viele am Tag und wie viel Aufwand er für das Vorbereitungsteam bedeutet. Verschiedene Verkäufer dürfen zur selben Zeit buchen, für das Team zählt die Tageskapazität. Termine von Kollegen erscheinen bei der Zeitwahl nur als „Zeit schon vergeben“, private Termine nur als „Privater Termin“.

Ja. Wer eine Anfrage als verloren schließt, wählt einen oder mehrere Gründe aus einer Liste, die du selbst pflegst; bei manchen Gründen ist eine kurze Begründung Pflicht. Die Auswertung Verlustgründe zeigt Anteile nach Zeitraum, Kampagne, Standort, Berater und Produkt, mit CSV-Export und auf Wunsch einer KI-Zusammenfassung der Freitexte. Anfragen ohne echtes Gespräch zählen als „nicht qualifiziert“ und verfälschen keine Quote.

Ja. Mit dem Branchenprofil spricht Hellolead die Sprache eurer Branche: Autohaus, Immobilien, Handwerk, Dienstleistung oder allgemein. Ein Makler sieht Objekt, Besichtigung und Schlüsselübergabe statt Fahrzeug, Probefahrt und Auslieferung. Einzelne Begriffe passt ihr selbst an, sie gelten in der Oberfläche, in Texten an Kunden und beim Assistenten.

Ja. Übernehmen geht jederzeit: Der Verkäufer sieht den gesamten Chatverlauf, die Zusammenfassung und den Gesprächsleitfaden und schreibt oder ruft selbst an. Fällige Wiedervorlagen erscheinen im Fokus-Modus zuerst, das Ergebnis jedes Anrufs hältst du mit einem Tastendruck fest.