Digitale Kundenakte: alles zu einem Kunden an einem Ort.

Eine digitale Kundenakte bündelt alles, was es zu einer Person oder Firma gibt: Kontaktdaten, Anfragen, Gespräche, Notizen, Angebote und Käufe. Statt in E-Mail-Postfächern, Chatverläufen und Notizen einzelner Mitarbeiter zu suchen, öffnest du eine Akte und siehst den ganzen Weg des Kunden.

In Hellolead entsteht die Akte aus der täglichen Arbeit: Jede Anfrage, jeder Chat und jede Notiz landet beim richtigen Kunden. Die Akte ist damit kein zusätzliches Archiv, das jemand pflegen muss.

Die Kundenakte zeigt dir bei jedem Kunden dieselbe Struktur, damit im Team niemand suchen muss.

• Stammdaten: Name, Firma, E-Mail, Telefon und Mobilnummer, Anschrift, Kundennummer, Kunde seit, Schlagwörter und zuständiger Mitarbeiter
• Zeitachse mit allem Geschehenen: Anfragen, jede WhatsApp- und E-Mail-Nachricht, Notizen, Termine, Dateien, Angebote, Käufe und Historie, jeweils filterbar
• Anfragen in Hellolead mit Quelle, Kampagne, Status und zuständigem Mitarbeiter, jeweils mit Sprung in den Chatverlauf
• Angebote und gekaufte Produkte, auch allgemeine wie Wartungsvertrag, Abo oder Küche, nicht nur Fahrzeuge
• Notizen für das Team: Gespräch, Wunsch, Erinnerung, mit Datum und Autor
• Werbesperre: Ist sie gesetzt, antwortet der Assistent nur auf Anfragen des Kunden und schickt keine Werbung oder Nachfass-Nachrichten. Meldet sich ein Kunde im Chat ab, setzt Hellolead die Sperre selbst
• Datenschutz: Auskunft als Export, Anonymisieren oder vollständig Löschen samt Chats und Dateien, Dubletten zusammenführen

Jede einzelne Anfrage hat eine eigene Detailansicht, in der alles zum Vorgang zusammenläuft.

• Eine feste Anfragenummer wie A-00042, nach der dein Team sucht
• Chatverlauf per WhatsApp und E-Mail. Wechselst du den Kanal, beginnt eine neue Unterhaltung, der bisherige Verlauf bleibt sichtbar
• Schreibt der Kunde in einer anderen Sprache, steht seine Nachricht mit deutscher Übersetzung im Chat, deine Antwort geht in seiner Sprache raus
• Anrufe aus der Telefonanlage mit Richtung, Dauer und Notiz, verpasste Anrufe als Rückruf-Aufgabe
• Zusammenfassung des Assistenten, Score und Angaben aus dem Formular
• Notizen und Verlauf: Zuteilung, Statuswechsel, Anrufversuche, Übergabe und Übernahme durch dein Team
• Statusverlauf von neu bis gewonnen oder verloren
• Dateien: Kunden laden Fotos oder Unterlagen über einen Link zum Dokumentenupload hoch, den du aus der Anfrage verschickst. Anhänge aus E-Mail und WhatsApp landen ebenfalls dort
• Meldet sich ein Kunde nach dem Abschluss, bleibt eine gewonnene Anfrage gewonnen und die Betreuung bekommt eine Aufgabe, eine verlorene öffnet sich wieder
• Termine direkt aus der Anfrage anlegen
• Bestandskunden-Hinweis: Passt E-Mail-Adresse oder Telefonnummer zu einem Kunden, siehst du die Kundenakte sofort
• Zuständigkeit: Schreibt ein bekannter Kunde erneut, geht die Anfrage direkt an die Person, die ihn betreut, auch an einem anderen Standort

Neue Kontakte entstehen automatisch aus Anfragen über Website, Shop, Instagram, Facebook oder Google, sobald E-Mail-Adresse oder Telefonnummer bekannt ist, und bekommen eine eigene Kundennummer. Meldet sich derselbe Kunde wieder, landet die Anfrage in seiner Akte. Bestehende Kunden und ihre Historie schickst du über die Kunden-Schnittstelle aus deinem Warenwirtschafts-, Shop- oder Buchungssystem, einzeln oder im Paket mit bis zu 500 Datensätzen, oder du lädst eine CSV- oder JSON-Datei direkt in der App hoch. Ein erneuter Abgleich mit derselben Kundennummer aktualisiert den Datensatz.