Telefonanlage einrichten: sipgate, Placetel und UniFi Talk

Welche Anlage passt?

Unter Admin → Einstellungen → Telefonie stehen die Anlagen als Karten nebeneinander: sipgate, Placetel, UniFi Talk, Avaya IP Office und „Keine“. Jede Karte nennt, was die Anlage in Hellolead kann. Ein Klick auf die Karte wählt sie; darunter erscheinen die Schritte der Einrichtung. Die gewählte Karte zeigt den Stand: „Nicht eingerichtet“, „Eingerichtet“ (Zugang gespeichert), „Verbunden“ (die Anlage meldet sich) oder „Aktiv“ (verbunden und Personen zugeordnet). Bei UniFi Talk heißt „Eingerichtet“: Zugangsdaten erzeugt; „Verbunden“: Talk hat schon gemeldet; „Aktiv“: dazu hat mindestens eine Person eine Nebenstelle. Bei Avaya IP Office heißt „Eingerichtet“: Routing-Abfrage an; „Verbunden“: die Brücke ist online oder es gab schon eine Abfrage; „Aktiv“: dazu hat mindestens eine Person eine Nebenstelle. Solange die Routing-Abfrage aus ist, steht dort „Nicht eingerichtet“.

• sipgate und Placetel (Cloud): Anrufer-Pop-up, Anrufe im Verlauf, Rückruf bei verpasstem Anruf, Anrufen per Klick.
• UniFi Talk (Ubiquiti, ab Talk 5.4.5): Anrufer-Pop-up, Anrufe im Verlauf, Rückruf bei verpasstem Anruf. Kein Anrufen per Klick und kein Durchstellen an die zuständige Person – Talk hat dafür keine Schnittstelle.
• Avaya IP Office (eigene Anlage im Haus): Durchstellen an die zuständige Person, Vertretung bei Abwesenheit, Rückfall auf den Sammelruf; mit der Telefonie-Brücke auch Anrufer-Pop-up, Verlauf, Rückruf bei verpasstem Anruf und Anrufen per Klick. Einrichtung unter Avaya IP Office.

Ist schon eine Anlage eingerichtet, fragt Hellolead vor dem Wechsel nach. Beim Wechsel wird der bisherige Zugang entfernt, bei Avaya die Routing-Abfrage ausgeschaltet.

Was ihr mit sipgate oder Placetel bekommt

• Klingelt ein Telefon, zeigt Hellolead bei dieser Person ein Fenster mit Name, Nummer und der passenden Anfrage oder Kundenakte.
• Jedes Gespräch steht an der Anfrage, mit Richtung, Dauer und wer gesprochen hat.
• Verpasste Anrufe werden zur Rückruf-Aufgabe.
• Ein Klick auf das Telefon-Symbol wählt über dein eigenes Telefon.

sipgate

1. 1In sipgate unter Konto → Persönliche Zugangs-Token ein Token anlegen, mit den Rechten settings:sipgateio:read/write, users:read, devices:read und sessions:calls:write.
2. 2In Hellolead: Admin → Einstellungen → Telefonie → Karte „sipgate“ wählen.
3. 3Schritt 1 „Zugang“: Token-ID (etwa token-AB12CD) und Token eintragen, „Zugang speichern“.
4. 4Schritt 2 „Anlage verbinden (Webhook)“: auf „Bei sipgate eintragen“ klicken. Hellolead trägt seine Adresse für eingehende und ausgehende Anrufe ein. Eine dort bisher eingetragene Adresse wird ersetzt, die Meldung nennt sie. Alternativ die Adresse kopieren und in sipgate unter sipgate.io → Webhooks selbst eintragen.
5. 5Schritt 3 „Team zuordnen“: über „Zum Team“ bei jeder Person im Bereich „Telefon“ den Benutzer in sipgate wählen und das „Gerät für Klick zum Anrufen“, also das Telefon, das beim Klick zuerst klingelt.
6. 6Schritt 4 „Testen“: „Verbindung testen“ und danach einmal eine eurer Nummern anrufen.

Placetel

1. 1In Placetel unter Integrationen → Web API einen API-Key erzeugen. Die API braucht den PROFI-Tarif.
2. 2In Hellolead: Admin → Einstellungen → Telefonie → Karte „Placetel“ wählen.
3. 3Schritt 1 „Zugang“: den API-Key eintragen und „Zugang speichern“.
4. 4Schritt 2 „Anlage verbinden (Webhook und Secret)“: Adresse und Secret kopieren und in Placetel unter Einstellungen → Externe APIs eintragen, dort die Benachrichtigung für die gewünschten Rufnummern einschalten.
5. 5Schritt 3 „Team zuordnen“: über „Zum Team“ bei jeder Person im Bereich „Telefon“ den SIP-Benutzer wählen.
6. 6Schritt 4 „Testen“: „Verbindung testen“ und danach einmal eine eurer Nummern anrufen.

Ausgehende Anrufe meldet Placetel nur, wenn beim SIP-Benutzer eine freigeschaltete Rufnummer hinterlegt ist.

UniFi Talk

UniFi Talk meldet Anrufe ab Version 5.4.5 per Webhook. Einen API-Key gibt es nicht: Hellolead erzeugt eine Adresse, einen Benutzer und ein Passwort, mit denen sich Talk bei jeder Meldung anmeldet (HTTP Basic).

1. 1In Hellolead: Admin → Einstellungen → Telefonie → Karte „UniFi Talk“ wählen.
2. 2Schritt 1 „Zugangsdaten für den Webhook“: Webhook-URL, Benutzer und Passwort kopieren. Das Passwort ist nur direkt nach dem Erzeugen sichtbar – Hellolead speichert nur einen Fingerabdruck. Vergessen? „Neue Zugangsdaten erzeugen“, dann gelten die alten nicht mehr.
3. 3Schritt 2 „In UniFi Talk eintragen“: In der UniFi-OS-Konsole → Talk → Einstellungen → System bzw. Integrationen → Webhooks einen Webhook anlegen. Ziel-URL einfügen, Methode POST, Anmeldung „Basic“ mit Benutzer und Passwort, Ereignisse für Anrufbeginn, Annahme, Ende und Abbruch einschalten, speichern.
4. 4Schritt 3 „Nebenstellen im Team“: über „Zum Team“ bei jeder Person aus dem Verkauf die Nebenstelle aus Talk eintragen, etwa 101. Darüber erkennt Hellolead, bei wem es klingelt und wer anruft.
5. 5Schritt 4 „Testanruf und Verbindung“: von außen eine eurer Nummern anrufen und „Stand prüfen“ klicken. Dort steht die Zeit der letzten Meldung und welches Ereignis es war; die Karte zeigt dann „Verbunden“.

Talk muss Hellolead über das Internet erreichen: Die Adresse unter https://hellolead.app ist öffentlich, die UniFi-OS-Konsole braucht nur eine Internetverbindung nach außen. Eine Portfreigabe ist nicht nötig.

Was mit UniFi Talk geht – und was nicht

• Geht: Anruffenster bei der angerufenen Nebenstelle (sonst bei der zuständigen Person der Anfrage bzw. des Kunden), jedes Gespräch mit Richtung und Dauer an der Anfrage, verpasste Anrufe als Rückruf-Aufgabe, auf Wunsch neue Anfrage aus verpassten Anrufen unbekannter Nummern.
• Geht nicht: Anrufen per Klick und Durchstellen an den zuständigen Verkäufer. UniFi Talk hat keine Schnittstelle, um Anrufe zu starten oder umzuleiten. „Anrufen“ öffnet deshalb die Telefon-App des Geräts.
• Talk meldet nicht, wer abgehoben hat, und nicht, ob die Mailbox dran war. Angenommen von wem steht deshalb nur da, wenn die gewählte Nebenstelle einer Person zugeordnet ist.
• Bei einem nicht angenommenen Anruf meldet Talk oft nur den Beginn und danach nichts mehr. Kommt nach 3 Minuten (einstellbar unter Telefonie → UniFi Talk → Optionen) keine Annahme, wird der Anruf zum verpassten Anruf mit Rückruf-Aufgabe. Kommt die Annahme später doch noch, gilt er als angenommen und die Aufgabe entfällt. Die Dauer rechnet Hellolead aus Annahme und Ende, Talk schickt selbst keine.

UniFi Talk: Fehlersuche

1. 1Talk-Version prüfen: Webhooks gibt es erst ab Talk 5.4.5. Fehlt der Menüpunkt, Talk in der UniFi-OS-Konsole aktualisieren.
2. 2Testanruf machen und in Schritt 4 „Stand prüfen“ klicken. Steht dort „Noch keine Meldung von UniFi Talk empfangen“, kommt nichts an: Ziel-URL vollständig kopiert? Hat die Konsole Internet?
3. 3Benutzer und Passwort prüfen: Falsche Zugangsdaten lehnt Hellolead ab, abgelehnte Meldungen stehen unter Eingänge. Im Zweifel „Neue Zugangsdaten erzeugen“ und alles neu in Talk eintragen.
4. 4Kommt die Meldung an, aber das Anruffenster erscheint bei der falschen oder keiner Person: Nebenstellen unter Team prüfen. Ruft jemand die Hauptnummer an, klingelt es bei der zuständigen Person der Anfrage.

Prüfen

In Schritt 2 steht, seit wann signierte Meldungen ankommen; die Karte zeigt dann „Verbunden“. Unsignierte Meldungen lehnt Hellolead ab. Mit „Neue Adresse erzeugen“ wird die bisherige Adresse ungültig, trag die neue dann in der Telefonanlage ein. Schritt 3 zeigt, wie viele Personen einem Telefon zugeordnet sind. Erledigte Schritte bekommen einen Haken.

Unbekannte Anrufer als neue Anfrage

Unter „Optionen“ (bei Avaya IP Office in Schritt 2 „Telefonie-Brücke“): Mit „Unbekannte Anrufer als neue Anfrage anlegen“ entsteht aus einem verpassten Anruf eine Anfrage über „Telefon“ mit Rückruf-Aufgabe, wenn es zur Nummer keine offene Anfrage gibt. Gibt es eine aktive Kampagne mit Quelle Telefon, wird sie übernommen. Der Assistent schreibt bei solchen Anfragen nicht automatisch, der Kunde erwartet einen Rückruf.

Warum keine Aufzeichnung?

Hellolead zeichnet keine Gespräche auf. Einen Mitschnitt dürfen Unternehmen nur mit Einwilligung aller Beteiligten machen (§ 201 StGB), und er wäre eine weitere sensible Datenart in eurem System. Gespeichert werden nur Richtung, Nummer, Zeit, Dauer, wer gesprochen hat und eure Notiz zum Gespräch.