Anrufe in Hellolead: Anruffenster, Verlauf und Rückruf

Eingehender Anruf

Klingelt dein Telefon, erscheint oben rechts das Fenster „Eingehender Anruf“ mit Name und Nummer. Kennt Hellolead die Nummer, steht darunter die Anfrage mit Nummer und Status oder ein Link zur Kundenakte, sonst „Keine Anfrage zu dieser Nummer“. Ein Klick öffnet die Anfrage. Zugeordnet wird über die Nummer, offene Anfragen gehen vor. Das Fenster erscheint, solange Hellolead in einem sichtbaren Browser-Tab offen ist.

Nach dem Gespräch

1. 1In der Anfrage unter „Anrufe“ steht jedes Gespräch: eingehend oder ausgehend, angenommen oder verpasst, Dauer, Zeit und wer gesprochen hat. Im Verlauf steht es ebenfalls.
2. 2Mit „Notiz“ hältst du fest, worum es ging und was vereinbart ist.
3. 3Im selben Schritt kannst du den Status der Anfrage setzen.

Ein angenommenes Gespräch zählt als Kontakt des Vertriebs, wie eine Nachricht an den Kunden.

Verpasster Anruf

• Nimmt niemand ab oder geht die Mailbox ran, bekommt die zuständige Person der Anfrage die Wiedervorlage „Rückruf – verpasster Anruf“ und eine Benachrichtigung. Ist niemand zuständig, bekommt sie die Person, bei der es geklingelt hat.
• Fällig ist der Rückruf nach der Frist für die Erstansprache, gezählt in der Arbeitszeit. Abends angerufen heißt: fällig kurz nach dem nächsten Arbeitsbeginn.
• Ist die zuständige Person zu der Zeit abwesend, geht der Rückruf an ihre Vertretung.
• Gibt es keine offene Anfrage und ist „Unbekannte Anrufer als neue Anfrage anlegen“ aus, bekommen die Personen, bei denen es geklingelt hat, nur eine Push-Benachrichtigung.

Klick zum Anrufen

1. 1In der Anfrage oder der Kundenakte auf „Anrufen“ oder das Telefon-Symbol neben der Nummer klicken.
2. 2Zuerst klingelt dein eigenes Telefon: „Dein Telefon klingelt gleich – nach dem Abheben wird gewählt.“
3. 3Nach dem Abheben wählt die Anlage den Kunden. Das Gespräch erscheint danach unter „Anrufe“.

Gewählt werden nur Nummern aus der Anfrage oder der Kundenakte. Ist dein Zugang keinem Telefon zugeordnet, sagt Hellolead das. Dann hilft ein Admin unter Team.

Mit Avaya IP Office

Bei Avaya IP Office stellt die Anlage Anrufe direkt zur zuständigen Person durch. Mit der Telefonie-Brücke gibt es dort auch das Anruffenster, Anrufe im Verlauf, Rückruf-Aufgaben und Klick zum Anrufen – dafür braucht deine Person in Hellolead eine Nebenstelle. Ist die Brücke beim Öffnen der Seite nicht verbunden oder „Anrufen per Klick über die Brücke“ aus, öffnet „Anrufen“ die Telefon-App deines Geräts. Fällt die Brücke oder die Anrufsteuerung (CTI) erst danach aus, sagt Hellolead das beim Klick („Die Telefonie-Brücke ist gerade nicht verbunden – bitte am Telefon wählen“). Ohne Brücke (nur Voicemail Pro) steht nur das Durchstellen im Verlauf, etwa „Anruf an Anna Beispiel durchgestellt (zuständig)“, und „Anrufen“ öffnet die Telefon-App deines Geräts. Mehr unter Avaya IP Office.

Mit UniFi Talk

Mit UniFi Talk gibt es das Anruffenster, Anrufe an der Anfrage und Rückruf-Aufgaben bei verpassten Anrufen. Anrufen per Klick geht nicht: „Anrufen“ öffnet die Telefon-App deines Geräts. Talk meldet nicht, wer abgehoben hat – das steht nur da, wenn die gewählte Nebenstelle einer Person zugeordnet ist. Ein eingehender Anruf ohne Annahme gilt nach 3 Minuten (einstellbar) als verpasst und wird zur Rückruf-Aufgabe. Mehr unter Telefonanlage einrichten.

Ohne Telefonanlage

Ist keine Anlage verbunden, öffnet „Anrufen“ wie bisher die Telefon-App deines Geräts, und das Ergebnis hältst du im Bereich „Anruf & Termin“ oder im Fokus-Modus fest.

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