Kalender & Abwesenheit

Vertretung: was umgebucht wird und was danach passiert

Aufgaben und Termine gehen gleich an die Vertretung und nach der Abwesenheit nach eurer Regel zurück.

Sofort an die Vertretung

Sobald eine Abwesenheit bekannt ist, ob aus Timebutler, im Kalender eingetragen oder kurzfristig abgemeldet, gehen alle Aufgaben im Zeitraum an die Vertretung:

Wiedervorlagen und Rückrufe der Anfragen, auch „Angebot nachfassen“
das Nachfassen von Angeboten ohne Anfrage
feste Termine im Zeitraum
bei laufender Abwesenheit, etwa krank ab 10 Uhr, auch alles, was schon fällig oder überfällig ist

Es zählen Abwesenheiten ab drei Stunden, bis 60 Tage im Voraus. Überschneidet sich ein übernommener Termin mit einem eigenen, wird er trotzdem übergeben und markiert.

Wer vertritt

Die Vertretungsregel des Standorts entscheidet: Vertretung aus Timebutler bzw. der Abwesenheit, sonst die feste Person, oder immer die feste Person. Findet sich niemand, geht es reihum an eine anwesende Person im Standort. Siehe Überlauf und Vertretung.

So sieht das Team die Vertretung

An der Anfrage, in „Meine Aufgaben“ und in „Aufgaben im Team“ steht „Vertretung für …“.
Schreibt die Vertretung dem Kunden, steht intern an der Nachricht „Name in Vertretung von Name“. Auch im Verlauf ist das so vermerkt. Der Kunde sieht es nicht.

Nach der Abwesenheit (Admin)

Unter Einstellungen → Zuteilung & Team → Vertretung & Rückgabe wählst du bei „Nach der Abwesenheit“:

Zurück an die ursprüngliche Person: Vertretene Anfragen, das Nachfassen von Angeboten und künftige Termine gehen zurück, sobald die Person wieder da ist, nicht erst zu Arbeitsbeginn. Fälligkeiten bleiben.
Zurück, außer die Vertretung hat die Erstansprache gemacht (Standard): Hat die Vertretung den Kunden als Erste angeschrieben oder angerufen, auch per Erstnachricht des Assistenten während der Vertretung, bleibt die Anfrage samt Terminen bei ihr.
Bleibt bei der Vertretung: Nichts geht automatisch zurück, der Hinweis „Vertretung für …“ bleibt.

Einstellung ändern

Wählst du eine andere Regel, zeigt Hellolead vor dem Speichern, wie viele Anfragen, Angebote und Termine damit sofort zurückgehen und wie viele bei der Vertretung bleiben. Die neue Regel gilt auch für laufende Vertretungen. Von Hand umverteilte Anfragen und abgeschlossene Vorgänge fasst die Rückgabe nicht an.

Fragen

Muss die Vertretung bis zum ersten Urlaubstag warten?

Nein. Sobald die Abwesenheit bekannt ist, gehen Aufgaben und Termine im Zeitraum an die Vertretung. So sieht sie früh, was auf sie zukommt.

Bekomme ich meine Anfragen nach dem Urlaub zurück?

Das hängt von der Einstellung „Nach der Abwesenheit“ ab. In der Grundeinstellung ja, außer die Vertretung hat den Kunden als Erste kontaktiert.