Arbeitszeiten, Samstage und Öffnungszeiten je Standort

Arbeitszeit des Unternehmens

1. 1Admin → Einstellungen → Unternehmen → Arbeitszeiten & Feiertage.
2. 2Bei „Werktage und Öffnungszeiten“ die Tage anhaken und je Wochentag Beginn und Ende eintragen, etwa samstags kürzer.
3. 3Bei „Feiertage“ euer Bundesland wählen. Ohne Auswahl gelten nur die bundesweiten Feiertage.

Wofür die Zeiten gelten

• Fristen zählen in Arbeitsminuten. Eine Antwort um 21 Uhr bei 20 Minuten Frist ist am nächsten Arbeitstag 20 Minuten nach Beginn fällig.
• Automatische Wiedervorlagen fallen nie auf freie Tage oder Feiertage.
• Kommt eine Anfrage außerhalb der Arbeitszeit, zählt bei der Verteilung, wer zum nächsten Arbeitsbeginn da ist.
• Der Assistent kennt die Öffnungszeiten und nennt sie Kunden.

Samstags im Wechsel

Arbeitet ihr samstags, setzt du unter Team bei den Personen, die im Wechsel samstags da sind, „Arbeitet samstags im Wechsel“. Sobald mindestens eine Person das Häkchen hat, bekommen samstags nur diese Personen Anfragen. Wer an einem Samstag frei hat, kommt aus Timebutler. Für alle anderen zählt der Montag, auch bei Fristen.

Arbeitstage pro Person (Teilzeit)

Timebutler liefert nur Urlaub und Krankheit, nicht die festen Arbeitstage von Teilzeitkräften. Unter Team → Person bearbeiten → „Arbeitstage“ schaltest du „Wie Standort/Unternehmen“ aus und wählst die Tage, etwa Di–Fr. An den anderen Tagen gilt die Person als nicht da:

• keine automatische Zuteilung, im Verlauf steht „frei (Arbeitstag)“
• sie vertritt niemanden, und ihre eigenen Kunden und Anrufe gehen an die Vertretung bzw. den Sammelruf
• sie zählt nicht zur Kapazität der Vorbereitung
• ihre Fristen und automatischen Wiedervorlagen rücken auf ihren nächsten Arbeitstag
• im Teamkalender ist der Tag hellgrau als „frei“ markiert

Ein freier Arbeitstag ist keine Abwesenheit: Bestehende Aufgaben und Termine werden deshalb nicht umgebucht. Arbeiten kann die Person nur an Tagen, an denen auch Standort bzw. Unternehmen geöffnet hat.

Öffnungszeiten je Standort

1. 1Admin → Standorte → Standort öffnen → Abschnitt „Öffnungszeiten“.
2. 2„Öffnungszeiten wie Unternehmen“ ausschalten.
3. 3Tage und Zeiten des Standorts eintragen und in der Leiste unten speichern.

Die Zeiten des Standorts gelten für Fristen, Wiedervorlagen und die Verteilung seiner Anfragen, und der Assistent nennt sie Kunden. Hat der Standort samstags zu, gehen Anfragen vom Freitagabend an den Montag, auch wenn das Unternehmen samstags arbeitet.

Fristen ohne Assistent

Unter Einstellungen → Nachfassen & Fristen → Fristen, wenn kein Assistent schreibt stehen die Fristen: Erstansprache innerhalb von Minuten (dieselbe Frist gilt, wenn der Kunde antwortet), Nachfassen nach Stunden ohne Antwort und Schließen vorschlagen nach weiteren Stunden. Im selben Bereich stellst du den Nachfass-Bot ein.