Wochenkalender: Personen wählen und Termine verschieben

Personen auswählen

1. 1Im Kalender „Team“ wählen. Die Leitung kann das auch in der Woche auf der Übersicht.
2. 2Oben auf die Personenauswahl klicken. Die Liste ist nach Standort gruppiert, dein Standort steht oben.
3. 3Häkchen bei den Personen setzen, deren Termine du sehen willst. „alle“ in der Zeile eines Standorts wählt alle dort auf einmal.
4. 4Die Auswahl wird an deinem Profil gemerkt und gilt für Kalender und Übersicht.

Wer was sieht

Beim ersten Mal ist dein eigener Standort vorausgewählt. Im Vertrieb blendest du im Kalender ebenfalls Kolleginnen und Kollegen ein, ihre Termine sind für dich nur zur Ansicht. Neue Termine legst du dort nur für dich selbst an. Auf der Übersicht bleibt es bei „Meine Woche“.

Kalender der Kollegen im Vertrieb

Im Vertrieb stehen oben bei „Ansicht für“ „Team“ und die Personen, deren Kalender du sehen darfst. „Team“ zeigt in der Woche die Personenauswahl und im Monat eine Zeile je Person; mit einem Namen siehst du Woche, Monat und „Was ansteht“ nur dieser Person.

Wen der Vertrieb sieht, legt ein Admin unter Einstellungen → Kalender & Abwesenheit → Kalender fest, Feld „Vertrieb sieht Kalender von“: „niemand“ (nur der eigene Kalender), „Kollegen am Standort“ (Standard) oder „alle“. Gibt es nur einen Standort, zählt das ganze Team als Standort. Leitung und Admins sehen immer alle.

Fremde Kalender sind nur zum Ansehen: Termine aus Hellolead mit Titel und Zeit, ohne Notiz und Telefonnummer. Termine aus Outlook & Co. erscheinen als „Belegt“, dort als privat markierte als „Privater Termin“. Abwesenheiten stehen nur als „Abwesend“ da, ohne Art (etwa Krankheit) und Notiz. Ändern, verschieben oder löschen kann fremde Einträge nur die Leitung.

Private Termine

Termine, die in Outlook, Microsoft 365 oder einem CalDAV-Kalender als privat oder vertraulich markiert sind, sieht nur die Person selbst mit Titel, Ort und Notiz. Alle anderen, auch Leitung und Admins, sehen nur „Privater Termin“ und die Zeit.

Farben und Kürzel

Jede Person hat eine feste Farbe, im Termin steht zusätzlich ihr Kürzel (z. B. „MM“). Unter dem Kalender erklärt die Legende, wer welche Farbe hat.

Termine verschieben

1. 1Einen Termin aus Hellolead mit der Maus greifen und auf einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit ziehen. Er rastet in Viertelstunden ein.
2. 2Um die Dauer zu ändern, die untere Kante des Termins nach oben oder unten ziehen.
3. 3Überschneidet sich die neue Zeit mit einem anderen Termin oder einer Abwesenheit der Person, färbt sich die Vorschau rot und nach dem Loslassen erscheint ein Hinweis. Gespeichert wird trotzdem.
4. 4Unten erscheint eine Meldung mit „Rückgängig“, falls du dich verzogen hast.

Was sich nicht ziehen lässt

Verschieben geht mit eigenen Terminen, die Leitung kann alle verschieben. Termine aus Outlook & Co. änderst du dort. Ganztägige oder mehrtägige Termine änderst du im Dialog. Auf dem Handy tippst du den Termin an und änderst ihn dort.

Verbundener Kalender

Ein verschobener Termin wird wie eine Änderung im Dialog behandelt: beim nächsten Abgleich steht er auch in Outlook, Microsoft 365 oder Apple an der neuen Stelle. Umgekehrt übernimmt Hellolead die neue Zeit, wenn jemand einen Hellolead-Termin dort verschiebt. Siehe Kalender verbinden.