Anfragen

Termine vereinbaren

Termine aus der Anfrage anlegen, mit Einladung an den Kunden, Eintrag in deinem Kalender und einstellbaren Regeln für Überschneidungen.

Termin anlegen

1In der Anfrage „Termin“ wählen.
2Datum, Uhrzeit, Art und Ort festlegen.
3Auf Wunsch geht eine Einladung an den Kunden, mit deiner Signatur.
4Der Termin steht im Hellolead-Kalender und, wenn verbunden, in deinem Outlook-, Microsoft- oder Apple-Kalender.

Hast du zu der Zeit schon einen Termin, warnt der Dialog („Speichern geht trotzdem.“). Ob gespeichert wird, hängt von der Regel der Terminart ab: erlauben, warnen (Standard) oder verhindern. Ganztägige Einträge zählen nicht.
Verschiedene Personen dürfen zur selben Zeit Termine haben, auch Termine mit Vorbereitung. Zwei eigene Termine mit Vorbereitung gleichzeitig verhindert Hellolead in der Grundeinstellung; vertretungsweise übernommene Termine zählen mit.
Mit Haken „Vorbereitung“ erscheint eine Zeitwahl mit freien Zeiten und dem Stand „X von Y für den Tag vergeben“. Deine eigenen Termine stehen dort beim Namen, Termine anderer höchstens als „Zeit schon vergeben“, ohne Titel und Namen. Gelb heißt: Du hast zu der Zeit schon einen anderen Termin, buchen geht mit Hinweis. Siehe Vorbereitungs-Board.
Im Kalender der Kollegen erscheinen private Termine nur als „Privater Termin“, siehe Wochenkalender.

Unter Einstellungen → Kalender & Abwesenheit → Termine & Vorbereitung stehen unter „Regeln für Termine“ die Einstellungen je Terminart (etwa Probefahrt, Auslieferung, Beratung, Telefontermin):

„Vorbereitung vorbelegt“: Der Haken ist beim Anlegen schon gesetzt (Standard bei der Übergabe bzw. Auslieferung).
„Aufwand“: wie viel von der Tageskapazität des Vorbereitungsteams ein Auftrag verbraucht, etwa 0,5 für eine Probefahrt.
„Gleichzeitig im Team mit“: allen Arten, nur gleicher Art, nur anderen Arten oder keiner (exklusiv).
„max. pro Tag“: höchstens so viele Termine dieser Art am Tag; leer heißt keine eigene Grenze.
„Kalender belegt“ und „Bei Überschneidung“: ob der Termin die Person blockiert und ob eine Überschneidung erlaubt, gewarnt oder verhindert wird. „Warnen“ speichert mit Hinweis, „verhindern“ speichert nicht.
Dazu für das Team: „Eigene Termine mit Vorarbeit zur selben Zeit“ (verhindern, nur warnen, erlauben) und „Aufträge zur selben Zeit“ (keine Grenze, so viele wie da sind, feste Zahl).

Bist du an dem Tag abwesend, übernimmt die Vertretung Termine und fällige Aufgaben. Siehe Vertretung.