Anfragen

So arbeitet der KI-Assistent

Erstantwort, Qualifizierung mit Score, Übergabe an den Vertrieb und Nachfassen.

Ablauf

1Eine Anfrage kommt rein und wird zugeteilt.
2Nach der Wartezeit der Kampagne und nur in der Sendezeit schreibt der Assistent per WhatsApp (freigegebene Vorlage) oder E-Mail.
3Er klärt die Punkte der Kampagne und vergibt einen Score von 0 bis 100.
4Ab der Schwelle der Kampagne übergibt er: Die Anfrage wird „qualifiziert“, die zuständige Person bekommt Bescheid, mit Zusammenfassung und Gesprächsleitfaden.
5Antwortet niemand, fasst er nach der eingestellten Zeit nach. Bleibt es still, schlägt Hellolead das Schließen vor.

Grundlagen für den Assistenten

Er nutzt das Unternehmensprofil, Name und Ton aus den Einstellungen, das Angebot der Kampagne sowie Standort, Öffnungszeiten und zuständige Person. Bestand und Angebote bietet er nur aus euren Datenquellen an.

Sprache

Er schreibt auf Deutsch, ohne andere Vorgabe in eurer Tonalität in der Sie-Form. Schreibt der Kunde in einer anderen Sprache, antwortet er in dessen Sprache mit der höflichen Anrede dieser Sprache. Mehr unter Übersetzung im Chat.

Werbesperre

Hat ein Kunde eine Werbesperre, antwortet der Assistent nur auf das, was der Kunde wissen will, und fasst nicht nach. Schreibt jemand im Chat, dass er keine Werbung will, setzt Hellolead die Sperre selbst.

Direktnachrichten ohne Kampagne

Schreibt ein Kunde von sich aus per WhatsApp, Messenger oder E-Mail, ohne dass es schon eine Anfrage gibt, legt Hellolead eine neue Anfrage an (Herkunft „Direktnachricht per …“). Sie gehört zu keiner Kampagne, deshalb gilt die Einstellung der Kampagne hier nicht.

Admin: Unter Einstellungen → Assistent & KI → Direktnachrichten wählst du „Assistent antwortet“ (Standard) oder „Direkt an den Vertrieb“. Direkt an den Vertrieb heißt: keine KI-Antwort, die zuständige Person bekommt die Aufgabe „Erstansprache“ und eine Benachrichtigung – wie bei einer Kampagne mit ausgeschaltetem Assistenten.

Standort und Zuteilung: Ist die angeschriebene WhatsApp-Nummer bei einem Standort hinterlegt, bekommt die Anfrage diesen Standort und wird nach dessen Regeln zugeteilt. Sonst bleibt der Standort leer und es wird im ganzen Team reihum zugeteilt. Bestandskunden gehen wie immer an die zuständige Person aus der Kundenakte. Gibt es zur Nummer oder Adresse schon eine Anfrage, landet die Nachricht dort.

KI ausschalten

Unter Einstellungen → Assistent & KI → KI-Zugang lassen sich die KI-Funktionen ganz abschalten. Dann verlässt keine Anfrage das System, laufende Unterhaltungen gehen an den Vertrieb.