Anfrage-Detail und Chat übernehmen

Was du siehst

• Oben die Anfragenummer, etwa A-00042, siehe Anfragenummer und Suche.
• Oben im Chat die Anfragekarte mit allem, was der Kunde angefragt hat: Fahrzeug oder Produkt, Wünsche, Kontaktweg und bei Inzahlungnahme sein Fahrzeug, siehe Die Anfragekarte.
• Chat mit allen Nachrichten per WhatsApp oder E-Mail. Mails des Kunden stehen als Chatnachricht darin, Anhänge darunter und unter „Dokumente“.
• Antwortvorschläge des Assistenten: passende Antwort, Termin, Rückruf oder Nachfassen.
• Rechts: Kontakt, Bestandskunden-Karte mit Link zur Kundenakte, zuständige Person, Sprache des Kunden, angefragte Produkte, passende Angebote, Dateien und was der Assistent weiß.
• Mit Telefonanlage: die Rubrik „Anrufe“ mit allen Gesprächen zu dieser Anfrage.
• Verlauf mit allen Ereignissen, etwa wem die Anfrage zugewiesen wurde und warum.

Vertretung im Chat

Bearbeitet eine Vertretung die Anfrage, steht oben „Vertretung für …“. Schreibt sie dem Kunden, steht intern unter der Nachricht der Vermerk „… in Vertretung von …“, ebenso im Verlauf. Der Kunde sieht diesen Hinweis nicht.

Chat übernehmen

1. 1In der Kopfzeile über dem Nachrichtenfeld steht „Der Assistent antwortet automatisch.“ Dort „Gespräch übernehmen“ wählen. Danach steht dort „Assistent pausiert, du schreibst selbst.“, und der Assistent schreibt nicht mehr.
2. 2Selbst antworten oder einen Vorschlag des Assistenten übernehmen und anpassen.
3. 3Mit „Assistent weiterlaufen lassen“ gibst du das Gespräch zurück.

Status

Neu, Angeschrieben, Im Gespräch, Qualifiziert, Verkäufer dran, Termin, Angebot erstellt, Gewonnen, Verloren, Nicht qualifiziert. „Keine Antwort“ gibt es nur noch bei älteren Anfragen.

„Verloren“ setzt ein Gespräch voraus (ein Angebot zählt als Gespräch) und fragt immer nach dem Verlustgrund. Ohne Gespräch ist eine Anfrage „Nicht qualifiziert“, das entscheidet die Leitung. Siehe Status: verloren oder nicht qualifiziert und Verlustgründe erfassen.

Anhänge senden

1. 1Auf die Büroklammer („Anhang hinzufügen“) klicken: bei E-Mail rechts in der Formatierungsleiste, bei WhatsApp unten links im Feld. Du kannst Dateien auch direkt auf das Nachrichtenfeld ziehen.
2. 2„Datei hochladen“ wählen, etwa ein Exposé als PDF oder Fotos, oder unter „Aus Dateien dieser Anfrage“ eine vorhandene Datei ankreuzen. Dazu gehören auch Dateien, die der Kunde über einen Upload-Link geschickt hat.
3. 3Die gewählten Dateien stehen über dem Eingabefeld und lassen sich dort wieder entfernen.
4. 4Text schreiben (optional) und senden.

• E-Mail: Die Dateien gehen als normale Anhänge mit, zusammen höchstens 20 MB.
• WhatsApp: Erst geht der Text raus, dann jede Datei als eigene Nachricht. Fotos erscheinen als Bild, PDFs als Dokument mit Dateiname.
• Bis zu 10 Dateien je Nachricht. Hochgeladene Dateien stehen danach auch rechts unter „Dokumente“.
• Im Chat stehen die Anhänge unter der Nachricht und lassen sich herunterladen. Klappt eine Datei nicht, ist sie rot markiert.

Logos und Signaturbilder

Kleine Bilder aus E-Mail-Signaturen, etwa Logos, Social-Media-Symbole oder eingebettete Bilder wie image001.png, speichert Hellolead nicht als Dokument. Euer eigenes Standort-Logo und eure Profilbilder, die im zitierten Verlauf zurückkommen, ebenfalls nicht. Im Zweifel bleibt ein Bild erhalten.

Rutscht doch ein Logo durch, fahr im Chat oder unter „Dokumente“ über das Bild und klick auf das Symbol „Als Logo ausblenden“, dann „Ausblenden“. Das Bild verschwindet aus Chat und Dokumenten, hier und bei allen Anfragen, an denen dasselbe Bild hängt. Kommt es mit einer Mail wieder, wird es nicht mehr gespeichert. Gelöscht wird nichts.

Admin: Unter Einstellungen → Dateien → Ausgeblendete Bilder stehen alle ausgeblendeten Bilder; mit „wieder zulassen“ nimmst du das zurück. Es lassen sich höchstens 500 Bilder ausblenden.

Anhang vergessen?

Schreibst du etwa „anbei“, „im Anhang“, „beigefügt“ oder „attached“, hängst aber keine Datei an, fragt Hellolead vor dem Senden nach: „Du schreibst von einem Anhang, aber es ist keine Datei angehängt.“ Hast du in den letzten Stunden Dateien an die Anfrage geladen, die noch nicht verschickt sind, nennt Hellolead sie und bietet „Anhängen und senden“ an. Sonst wählst du „Ohne Anhang senden“ oder „Abbrechen“.

WhatsApp-24-Stunden-Fenster

Bei WhatsApp darfst du frei schreiben und Dateien schicken, solange der Kunde in den letzten 24 Stunden geschrieben hat. Danach geht nur eine freigegebene Vorlage, ohne Anhang. Bei E-Mail gibt es diese Grenze nicht.

Über dem Feld siehst du den Stand: „WhatsApp-Fenster offen · noch … Std. … Min.“ mit der Uhrzeit, bis wann freier Text geht. In den letzten zwei Stunden ist der Hinweis farbig. Ist das Fenster zu, steht „WhatsApp-Fenster geschlossen – nur Vorlage möglich.“ Wurde dem Kunden noch nichts geschickt, sendest du mit „Vorlage senden“ die freigegebene Vorlage; antwortet er, ist freier Text wieder 24 Stunden lang möglich.

Nachfassen und Vorschlag zu schließen

Ohne Assistent legt Hellolead nach deiner Nachricht eine Wiedervorlage zum Nachfassen an. Schreibst du vor diesem Termin noch einmal, verschiebt sich nur die Frist. Erst wenn du nachfasst, nachdem der Termin fällig war, und weiterhin keine Antwort kommt, fragt Hellolead, ob die Anfrage geschlossen werden soll. Hat der Kunde vorher schon einmal geantwortet, lautet die Frage „noch einmal nachfassen oder schließen?“.

Soll Hellolead selbst nachschreiben, solange der Kunde schweigt, schaltest du den Nachfass-Bot ein.