Nachfassen automatisch (Nachfass-Bot)

Einschalten

1. 1In der Anfrage in der Kopfzeile über dem Nachrichtenfeld bei „Nachfassen“ auf „Einschalten“ klicken.
2. 2Die erste Nachricht geht nach wenigen Minuten raus (Standard 5), die weiteren im eingestellten Rhythmus ab dieser ersten. Im Verlauf steht, wann die erste rausgeht. In der Kopfzeile steht „Nachfassen aktiv“ mit der Zahl der gesendeten Nachrichten, etwa „1/3“. Nächster Termin und wann Hellolead ohne Antwort schließt, zeigt der Hinweis beim Darüberfahren.
3. 3Mit „Ausschalten“ hörst du jederzeit auf.

Wann es endet

• sobald der Kunde antwortet, du wirst wie gewohnt benachrichtigt
• wenn alle Nachrichten gesendet sind und danach die Wartezeit (Einstellung „Schließen vorschlagen nach“, Standard 24 Stunden in der Arbeitszeit) ohne Antwort vorbei ist, siehe unten
• wenn die Anfrage abgeschlossen wird, der Kanal wechselt, der Assistent übernimmt oder du ausschaltest
• wenn eine Nachricht nicht gesendet werden konnte: Dann bekommst du eine Benachrichtigung und fasst selbst nach
• bei Werbesperre: dann lässt es sich gar nicht erst einschalten

Fragt N-mal nach, dann Status

Bleibt der Kunde nach allen Nachrichten und der Wartezeit still, setzt Hellolead den Status selbst: Hat der Kunde nie über die Anfrage hinaus geantwortet und hat ihn kein Anruf erreicht, wird die Anfrage „Nicht qualifiziert“ (zählt in keiner Quote). Gab es vorher ein Gespräch, wird sie „Verloren“ mit dem Grund „Keine Rückmeldung mehr nach Nachfassen“, und die zuständige Person bekommt die Aufgabe „Verlustgrund erfassen“, um ihn zu prüfen oder zu ergänzen.

Steht die Anfrage auf „Termin“ oder „Angebot erstellt“, setzt der Bot keinen Status; dann kommt wie bisher die Frage, ob du schließen willst. Die Zahl der Nachrichten ergibt sich aus den Abständen unter Einstellungen → Nachfassen & Fristen → Nachfass-Bot (Standard 3).

Texte und Abstände (Admin)

Unter Einstellungen → Nachfassen & Fristen → Nachfass-Bot legst du fest, nach wie vielen Minuten die erste Nachricht geht (0 bis 60, Standard 5) und nach wie vielen Arbeitstagen danach je eine weitere (Standard 2 und 5, gezählt ab der ersten). Je Nachricht schreibst du einen eigenen Text, leer gilt der grau angezeigte Standard.

Gesendet wird nur in der Arbeitszeit: Schaltest du abends oder am Wochenende ein, geht die erste Nachricht zum nächsten Arbeitsbeginn raus.

Platzhalter: {vorname}, {name}, {angebot}, {firma}, {standort}, {ansprechpartner}. Per E-Mail kommt die Signatur der zuständigen Person dazu. Per WhatsApp geht nach 24 Stunden ohne Nachricht des Kunden die freigegebene Nachfass-Vorlage.

Texte von der KI (Admin)

Mit „Nachfass-Texte von der KI schreiben lassen“ (Standard an) schreibt die KI jede Nachricht passend zum bisherigen Chatverlauf und zum angefragten Produkt. Deine Texte von oben dienen ihr als Leitlinie. Sie schreibt in der Ich-Form der zuständigen Person, denn die Nachricht geht in deren Namen und mit deren Signatur raus – also nicht „unser Verkaufsberater meldet sich“ und ohne eigene Grußformel am Ende. Sie wiederholt keine früheren Nachrichten und macht keinen Druck; die letzte Nachricht bietet an, dass sich der Kunde jederzeit melden kann.

Klappt das nicht oder ist die KI abgeschaltet, geht dein Text von oben raus. Aus heißt: immer genau deine Texte. Per WhatsApp außerhalb der 24 Stunden geht immer die freigegebene Vorlage.

Ohne bisheriges Gespräch

Normalerweise geht der Bot erst, wenn schon mit dem Kunden geschrieben wurde. Mit dem Schalter „Nachfass-Bot auch ohne bisheriges Gespräch“ lässt er sich auch bei Anfragen ohne Gespräch einschalten. Hellolead legt das Gespräch dann an, per E-Mail, sonst per WhatsApp mit der freigegebenen Vorlage. Die erste Nachricht geht nach der eingestellten Verzögerung in der Arbeitszeit raus.

Gut zu wissen

Schreibt in einem Gespräch der Assistent, fasst er selbst nach. Den Bot schaltest du erst ein, wenn du das Gespräch übernommen hast. Er geht nur per E-Mail oder WhatsApp.