Zuteilung im Team

Überlauf und Vertretung bei Abwesenheit

Wer einspringt, wenn niemand frei ist oder jemand fehlt.

Überlauf

Unter Standorte → Standort → „Zuteilung & Vertretung“ legst du je Standort einen Überlauf fest. Er bekommt Anfragen, wenn alle anderen übersprungen werden, und wird selbst nicht wegen Auslastung übersprungen.

Vertretungsregel je Standort

Unter Standorte → Standort → „Zuteilung & Vertretung“ wählst du bei „Vertretungsregel“, wer Abwesende dieses Standorts vertritt:

„Vertretung laut Timebutler, sonst feste Person“: zuerst die Vertretung aus der Abwesenheit, eingetragen im Kalender oder aus Timebutler übernommen. Steht dort niemand oder fehlt diese Person selbst, die „Vertretung bei Abwesenheit“ des Standorts.
„Immer die feste Person“: immer die „Vertretung bei Abwesenheit“ des Standorts. Vertretungen aus Timebutler oder der Abwesenheit zählen dann nicht.
Findet sich niemand, wird normal verteilt.

Wofür die Vertretung gilt

Anfragen von Bestandskunden der abwesenden Person
einen abwesenden Überlauf
Wiedervorlagen, Rückrufe, Angebote zum Nachfassen und feste Termine, die in die Abwesenheit fallen. Sie gehen gleich an die Vertretung, sobald die Abwesenheit bekannt ist, siehe Vertretung und Rückgabe.

Operative Leitung des Standorts

Hat ein Standort mehrere Manager, legt der Admin fest, wer von ihnen die operative Leitung ist: unter Team die Person öffnen und „Operative Leitung des Standorts“ einschalten. Das geht nur für Manager oder Admins mit diesem Standort, und je Standort nur für eine Person. Wechselt die Person den Standort oder die Rolle, entfällt die Einstellung.

Die operative Leitung bekommt die Leitungsaufgaben des Standorts, derzeit „An die Leitung gegeben: als nicht qualifiziert schließen?“. Ist sie abwesend (Abwesenheit, Timebutler, freier Arbeitstag), geht die Aufgabe an ihre Vertretung laut Abwesenheit oder Standort, wenn diese zur Leitung gehört, sonst an einen anderen Manager des Standorts, sonst an einen Admin.

Ohne operative Leitung bleibt es wie bisher: die erste anwesende Person der Leitung des Standorts. Benachrichtigungen wie Eskalationen und Push-Mitteilungen gehen unverändert an die ganze Leitung (nach den Benachrichtigungs-Standorten).

Wer die operative Leitung ist und wer vertritt, steht unter Standorte → Standort → „Zuteilung & Vertretung“ in der Karte „Leitung des Standorts“.

Gut zu wissen

Vertreten kann nur, wer selbst anwesend ist. Ist auch die Vertretung abwesend, greift die nächste Stufe.