Einstellungen zur Zuteilung

Wo?

Admin → Einstellungen → Zuteilung & Team: die Karten „Verteilung & Überlastung“, „Bestandskunden“, „Vertretung & Rückgabe“ und „Sichtbarkeit für den Vertrieb“. Folgeanfragen und wer „Nicht qualifiziert“ setzen darf, stehen unter Einstellungen → Anfragen.

Die Schalter

• Abwesende überspringen
• Überlastete überspringen und „Überspringen bei mehr als … überfälligen Aufgaben“
• Höchstzahl offener Anfragen je Person
• Bestandskunden an die zuständige Person, Standort übernehmen, Verhalten bei Abwesenheit
• Nach der Abwesenheit (Vertretung & Rückgabe)
• Verkäufer sehen nur ihre eigenen Kunden (Sichtbarkeit für den Vertrieb)
• Unter Anfragen: Folgeanfragen zusammenführen (Tage), „Weitere Anfragen derselben Person“ und „Anfragen über andere Standorte getrennt behandeln“ samt Zeitfenster in Stunden, siehe Woher Anfragen kommen
• Unter Anfragen → Status-Regeln: „Nicht qualifiziert“ nur durch Leitung

Je Standort

Höchstzahl offener Anfragen und das Überspringen bei überfälligen Aufgaben kann jeder Standort abweichend festlegen: unter Standorte → Standort → „Zuteilung & Vertretung“ → „Zuteilung & Überlastung“. Welche Standorte eigene Regeln haben, steht in der Karte „Verteilung & Überlastung“ unter den Schaltern und in der Standortliste („eigene Zuteilung“). Siehe Faire Verteilung.

Weitere Einstellungen

Werktage, Zeiten je Wochentag und Feiertage stehen unter Einstellungen → Unternehmen → Arbeitszeiten & Feiertage, die Fristen ohne Assistent unter Einstellungen → Nachfassen & Fristen, siehe Arbeitszeiten und Öffnungszeiten. Was Verkäufer unter „Anfragen“ sehen, legst du je Person unter Team fest.

Eskalation

Unter Einstellungen → Nachfassen & Fristen → Erinnerungen & Eskalation legst du drei Stufen in Minuten fest: Bleibt eine qualifizierte Anfrage liegen, erinnert Hellolead zuerst die zuständige Person, dann zusätzlich die Leitung, dann zusätzlich die Admins. Gezählt wird ab der Übergabe an den Vertrieb, 0 schaltet eine Stufe aus.

Ohne Assistent gilt die Frist für die Erstansprache unter „Nachfassen & Fristen → Fristen, wenn kein Assistent schreibt“. Verstreicht sie, bekommt die Leitung des Standorts Bescheid.