Vorbereitungs-Board / Aufbereitung

Wofür

Das Board unter /preparation zeigt alle Termine, bei denen der Haken „Vorbereitung“ gesetzt ist – aus allen Kalendern und allen Standorten. Im Autohaus heißt das „Aufbereitung“ (Fahrzeug vor Probefahrt oder Auslieferung aufbereiten), anderswo „Vorbereitung“, „Montage“ oder „Kommissionierung“. Die Bezeichnung kommt aus Einstellungen → Unternehmen → Branche und Begriffe, Begriff „Vorbereitung“.

Pro Termin stehen Uhrzeit, Art (etwa Probefahrt oder Auslieferung), Fahrzeug bzw. Produkt mit Bestandsnummer, Name des Kunden, Verkäufer, Standort und die Notiz zum Termin. Telefonnummern und E-Mail-Adressen des Kunden stehen bewusst nicht da. Abgesagte Termine und im eigenen Kalender privat markierte Termine erscheinen nie.

Einrichten

1. 1Admin → Team → Person anlegen oder bearbeiten, bei „Rolle“ „Aufbereitung“ (bzw. „Vorbereitung“) wählen. Diese Person sieht nach der Anmeldung nur das Board, ihr Profil und Abmelden. Sie bekommt keine Anfragen und hat keinen Kalender.
2. 2Leitung und Admins öffnen das Board über den Menüpunkt „Aufbereitung“ in der Navigation. Der Vertrieb sieht das Board nicht, aber den Stand bei seinen eigenen Terminen.
3. 3Zugänge mit der Rolle „Aufbereitung“ zählen im Tarif nicht als Nutzer. Unter Abrechnung → „Nutzung“ stehen sie neben dem Zähler als „+ N Aufbereitung, kostenlos“.
4. 4Beim Anlegen einer Probefahrt oder Auslieferung den Haken „Vorbereitung“ setzen (siehe Arbeits- und Öffnungszeiten und Einstellungen → Kalender & Abwesenheit → Termine & Vorbereitung für Kapazität und Zeiten). Nur solche Termine landen auf dem Board.

Kapazität und Regeln

• Teamweit zählt die Tageskapazität: anwesende Personen aus dem Vorbereitungsteam × „Aufträge je Person und Arbeitstag“. Die Zeitwahl im Termin-Dialog zeigt „X von Y für den Tag vergeben“; ist der Tag voll, lässt sich kein weiterer Termin mit Vorbereitung speichern.
• Verschiedene Verkäufer dürfen zur selben Zeit buchen – hat eine Verkäuferin um 11 Uhr eine Auslieferung, kann ihr Kollege um 11 Uhr trotzdem eine Probefahrt oder Auslieferung mit Vorbereitung eintragen. Dieselbe Person kann aber nicht zwei Termine mit Vorbereitung gleichzeitig haben (auch nicht mit vertretungsweise übernommenen).
• In der Zeitwahl sieht jede Person nur ihre eigenen Termine beim Namen. Fremde Termine erscheinen höchstens als „Zeit schon vergeben“, ohne Titel und Namen.
• Hat die Person zu der Zeit schon einen anderen Termin (ohne Vorbereitung), ist die Zeit gelb markiert und der Dialog warnt – speichern geht trotzdem, wenn nicht anders eingestellt.
• Unter Einstellungen → Kalender & Abwesenheit → Termine & Vorbereitung lässt sich je Terminart einstellen: Vorbereitung vorbelegt, Aufwand (z. B. Probefahrt 0,5), mit welchen Arten sie im Team gleichzeitig liegen darf, höchstens wie viele am Tag, ob sie den Kalender der Person belegt und ob bei Überschneidungen erlaubt, gewarnt oder verhindert wird. Optional gibt es auch eine Grenze für Aufträge zur selben Zeit (so viele, wie da sind, oder eine feste Zahl).

Board benutzen

• Woche: eine Spalte je Arbeitstag, Zeilen je Stunde wie im Kalender. Samstag oder Sonntag erscheinen, wenn sie Arbeitstage sind oder dort etwas geplant ist. Auf dem Handy stehen die Tage untereinander.
• Tagesliste: alle Aufträge eines Tages nacheinander, „Heute“ springt zurück auf heute.
• Grün mit leerem Kreis heißt offen, gedecktes Braun-Grau mit Haken und durchgestrichenem Titel heißt erledigt – auch ohne Farben gut zu unterscheiden.
• „Erledigt“ auf der Karte antippen: Der Termin ist erledigt, darunter stehen Name und Zeit. Noch einmal antippen nimmt es zurück.
• Mit den Standort-Chips oben filtern; Ansicht und Standorte merkt sich das Gerät.
• Das Board lädt jede Minute neu, auch auf Tablet und Handy.

Notizen

Die Notiz zum Termin aus dem Verkauf steht auf der Karte als „Hinweis vom Verkauf“. Darunter schreibt das Vorbereitungsteam eigene Notizen, etwa „Kratzer Fahrertür“ oder „Reifen fehlen noch“ (bis 1.000 Zeichen): ins Feld tippen und senden – auch am Hallenbildschirm. Die neueste steht oben, mit Name und Zeit; im Wochenraster öffnet „Notiz“ bzw. „Notizen“ den ganzen Faden. Die eigene Notiz lässt sich 15 Minuten lang zurückziehen.

Der Verkäufer sieht die Notizen als „Notiz der Aufbereitung: …“ im Termin-Dialog und oben in der Anfrage, im Verlauf steht ein Eintrag, und mit Push bekommt er eine Meldung. Schreiben können nur Vorbereitungsteam, Leitung und Admins.

Was der Vertrieb sieht

Im Termin-Dialog, in „Was ansteht“, bei der Auslieferung in der Angebotsliste und oben in der Anfrage steht „Aufbereitung erledigt“ mit Name und Zeit oder „Aufbereitung offen“. Im Verlauf der Anfrage steht ein Eintrag „Aufbereitung erledigt (Name)“, und wer Push-Benachrichtigungen eingeschaltet hat, bekommt eine kurze Meldung.

Hallenbildschirm

Unten auf dem Board „Hallenbildschirm“ wählen oder /preparation?kiosk=1 öffnen: größere Schrift, große Schaltflächen, keine Navigation. Am besten im Vollbild des Browsers auf einem Bildschirm in der Halle oder einem Tablet.

Mit einem Zugang der Rolle „Aufbereitung“ bleibt der Bildschirm angemeldet, solange er läuft: Das Board erneuert die Anmeldung alle paar Stunden selbst. Mit einem Zugang aus Leitung oder Admin endet die Anmeldung wie üblich nach 12 Stunden.

Schnittstelle für Lagersysteme

Lager- oder Aufbereitungssysteme lesen die Aufträge samt Notizen unter /api/preparation/tasks, schreiben Notizen mit POST /api/preparation/tasks/{id}/notes und melden Aufträge mit POST /api/preparation/tasks/{id}/done als erledigt – angemeldet mit dem Kunden-API-Schlüssel unter Integrationen. Die technische Beschreibung bekommt ihr vom Hellolead-Support.

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