Rollen: Vertrieb, Manager, Admin

Überblick

• Vertrieb: sieht eigene Anfragen (auf Wunsch auch die des Standorts oder alle), übernimmt Chats, schreibt, setzt Status, legt Notizen und Termine an.
• Manager (Leitung): sieht alle Anfragen der Organisation, weist zu, sieht Auswertungen und die Aufgaben im Team, verwaltet Dubletten, importiert Kunden, erstellt DSGVO-Auskünfte und nutzt das Social Studio.
• Admin: alles der Organisation, dazu Kampagnen, Team, Standorte, Datenquellen, Integrationen, Einstellungen, Abrechnung sowie Anonymisieren und Löschen von Kunden.
• Vorbereitung (im Autohaus „Aufbereitung“): sieht nur das Vorbereitungs-Board und hakt dort Termine als erledigt ab – keine Anfragen, Kunden, Angebote oder Kalender, bekommt keine Anfragen zugeteilt.

Was der Vertrieb unter „Anfragen“ sieht

Admin → Team → Person bearbeiten, Feld „Sieht unter Anfragen“. Zur Wahl stehen „Nur eigene Anfragen“, „Eigene und die des Standorts“ (dazu noch nicht zugeteilte Anfragen dort) und „Alle Anfragen aller Standorte“. Ohne Standort sieht die Person nur ihre eigenen. Die Einstellung gilt nur für den Vertrieb, Manager und Admins sehen immer alle.

Kundenliste nur für eigene Kunden

Unter Einstellungen → Zuteilung & Team → Sichtbarkeit für den Vertrieb lässt sich mit „Verkäufer sehen nur ihre eigenen Kunden“ festlegen, dass Verkäufer in der Kundenliste nur Kunden sehen, die sie betreuen oder denen sie ein Angebot gemacht haben. Leitung und Admins sehen immer alle.

Kalender der Kollegen

Unter Einstellungen → Kalender & Abwesenheit → Kalender legst du mit „Vertrieb sieht Kalender von“ fest, ob Verkäufer im Kalender nur ihren eigenen, die der Kolleginnen und Kollegen am eigenen Standort (Standard) oder alle Kalender einblenden können. Fremde Kalender sind für den Vertrieb nur zum Ansehen, private Termine bleiben „Privater Termin“. Details unter Wochenkalender.

Benachrichtigungen für Standorte (Leitung)

Manager und Admins bekommen Benachrichtigungen (E-Mail, Push und Hinweise in Hellolead) zu Anfragen ohne zuständige Person, Erinnerungen bei liegen gebliebenen Anfragen, überfälliger Erstansprache und Bestätigungs-Mails der Portale. Welche Standorte das betrifft, stellst du im Profil (links unten auf deinen Namen) unter „Benachrichtigungen für Standorte“ ein: „wie Dashboard-Filter“ (Standard, folgt der Standortauswahl auf der Übersicht), „alle Standorte“ oder eine feste Auswahl, etwa nur „Hof“ oder „Online“. Admins sehen und ändern die Einstellung auch unter Admin → Team.

Eine Anfrage gehört zu ihrem Standort, ohne Standort zu dem ihrer Kampagne, ohne beides zum Standort der zuständigen Person. So landen auch interne Vorgänge aus Angeboten beim richtigen Standort. Nur Vorgänge ganz ohne Standort kommen immer an, damit nichts verloren geht. Anfragen, für die du selbst zuständig bist, kommen immer. Hat niemand aus der Leitung den Standort einer Anfrage gewählt, geht die Benachrichtigung an alle aus der Leitung. Bei „Auswahl …“ heißt nichts angehakt: alle Standorte. Gibt es nur einen Standort, fehlt die Einstellung.

Hinweise in Hellolead (Ton und Fenster)

Neue Anfragen, Antworten von Kunden und „bereit für den Rückruf“ meldet Hellolead mit einem Hinweis in der App, auf Wunsch als Desktop-Benachrichtigung und bei neuen Anfragen und Antworten mit einem Ton.

Der Vertrieb bekommt diese Hinweise nur zu Anfragen, für die er selbst zuständig ist, auch wenn er mehr Anfragen sehen darf. Die Leitung bekommt sie zu den Standorten aus „Benachrichtigungen für Standorte“ und zu eigenen Anfragen. Die Listen aktualisieren sich für alle trotzdem.

„Nicht qualifiziert“ nur durch die Leitung

Mit dem Schalter „Nicht qualifiziert nur durch Leitung“ unter Einstellungen → Anfragen → Status-Regeln setzen „Nicht qualifiziert“ und das Aussortieren als Spam nur Manager, Admins und Hellolead selbst (Assistent, Nachfass-Bot). Verkäufer geben eine Anfrage ohne Gespräch mit „An die Leitung geben“ weiter. „Verloren“ geht für alle erst nach einem echten Gespräch und immer mit Verlustgrund. So bleibt die Auswertung sauber: „Verloren“ heißt, es gab ein Gespräch, aber kein Geschäft; „Nicht qualifiziert“ heißt, es kam nie ein Gespräch zustande, und zählt in keiner Quote. Mehr unter Status: verloren oder nicht qualifiziert.