Angebote, Nachfassen und Übergaben

Angebote

Angebote kommen aus eurem System über die Angebots-API oder entstehen in Hellolead. Sie haben die Stufen Offen, Angenommen, Ausgeliefert und Verloren.

Jedes Angebot aus eurem System hängt an einer Kundenakte und, wenn es eine gibt, an der Anfrage derselben Person. Deren Status zieht Hellolead nach: offen wird „Angebot erstellt“, angenommen wird gewonnen, abgelehnt oder verfallen wird verloren.

Ausnahme: Sind alle Angebote verfallen oder abgelehnt, hat die Anfrage aber eine eigene Wiedervorlage (von Hand gesetzt, Rückruf vereinbart, Termin, eine unbeantwortete Nachricht des Kunden oder eine andere Aufgabe in der Zukunft), bleibt sie offen und die Wiedervorlage bleibt stehen. Im Verlauf und an der Aufgabe steht dann „Angebot verfallen – bei Bedarf verlängern“. Nur die automatische Wiedervorlage „Angebot nachfassen“ zählt nicht. Ein angenommenes Angebot gewinnt immer.

Setzt der Import eine Anfrage auf verloren, bekommt die zuständige Person die Aufgabe „Verlustgrund erfassen“.

Eine abgeschlossene Anfrage (verloren, nicht qualifiziert) öffnet der Import nicht wieder, nur weil ein bekanntes Angebot erneut als offen geliefert wird. Wieder „Angebot erstellt“ wird sie nur, wenn nach dem Abschluss ein offenes Angebot mit einer neuen Angebotsnummer kommt, und das innerhalb des Zeitraums „Folgeanfragen zusammenführen (Tage)“ (Standard 14, 0 heißt ohne Grenze). Dann entsteht auch wieder „Angebot nachfassen“, außer eine eigene Wiedervorlage ist offen.

Maßgeblich ist der Name im Angebot. Teilt die Person Telefon oder E-Mail mit einem anderen Kunden (etwa Vater und Sohn), bekommt sie eine eigene Akte und beide werden verbunden. Eine offene Anfrage der anderen Person kann das Angebot trotzdem bekommen (der Sohn fragt an, der Vater kauft), abgeschlossene Anfragen anderer Personen nicht.

Angenommen: Vorlauf und Lager

Angenommene, noch nicht ausgelieferte Angebote teilt Hellolead nach dem vierstelligen Fahrzeugstatus aus eurem System. Endet er auf 01, 02, 03 oder 04, ist das Fahrzeug noch im Vorlauf, also noch nicht im Haus. Alles andere gilt als Lager.

Vorlauf-Angebote stehen unter Angebote im eigenen Reiter „Angenommen – Vorlauf“. Sie erscheinen nicht in der Liste „Angenommen“ auf der Übersicht, nicht in „Meine Aufgaben“ und nicht bei den Übergabe-Prüfungen. Sie zählen auch nicht als überfällige Übergabe bei der Zuteilung.

Ändert sich der Fahrzeugstatus beim nächsten Abgleich, wechselt das Angebot von selbst ins Lager. Fehlt der Status in einer Lieferung, bleibt der bisherige.

Admin: Die Endungen legst du unter Angebote → Einstellungen → „Vorlauf: Fahrzeugstatus endet auf“ fest, mehrere mit Komma getrennt. Leer schaltet den Vorlauf ab.

Notiz am Angebot

In der Angebotsliste hat jedes angenommene Angebot die Spalte „Notiz“. Klick hinein und schreib los. Hellolead speichert von selbst, kurz nachdem du aufhörst zu tippen. Die Notiz steht auch beim Angebot in der Anfrage. Der Angebotsabgleich mit eurem System überschreibt sie nie.

Standortfilter für die Leitung

Leitung: Offene und angenommene Angebote, die Angebotsliste und „Überfällig im Team“ zeigen zuerst nur deinen eigenen Standort. Über die Standortauswahl auf der Übersicht oder über der Angebotsliste nimmst du weitere Standorte dazu oder wählst „Alle anzeigen“. Hellolead merkt sich die Auswahl für dich, auch nach dem Abmelden. „Nur eigener Standort“ stellt die Vorgabe wieder her. Dieselbe Auswahl gilt in der Grundeinstellung auch für deine Benachrichtigungen (siehe Rollen).

Ein Angebot gehört zum Standort der verkaufenden Person. Ohne zugeordnete Person gilt der Standort der Anfrage. Eine Anfrage gehört zu ihrem Standort, ohne Standort zu dem der zuständigen Person. Gibt es nur einen Standort, erscheint keine Auswahl. Verkäufer sehen zuerst ihre eigenen Angebote, siehe Filter „Verkäufer“.

Filter „Verkäufer“

Über der Angebotsliste wählst du mit dem Filter „Verkäufer“, wessen Angebote du siehst: alle, „Meine“ oder eine bestimmte Person. Die Auswahl steht in der Adresse (etwa /offers?seller=me), so funktionieren Lesezeichen, Links und Zurück.

Vertrieb: Vorgabe sind wie bisher die eigenen Angebote (auch die, die du in Vertretung betreust). Mit „Alle am Standort“ oder einer Kollegin aus der Auswahl siehst du auch die Angebote deiner Kolleginnen und Kollegen am eigenen Standort – nur zum Lesen: Notiz, Übergabetermin, „ausgeliefert“ und Nachfassen bleiben bei der zuständigen Person, die Marge siehst du nur bei deinen eigenen. Angebote anderer Standorte siehst du nicht. Ohne eigenen Standort bleibt es bei den eigenen.

Leitung: Vorgabe sind alle Angebote der Standorte aus der Standortauswahl. Wählbar sind die aktiven Personen dieser Standorte (ohne Aufbereitung); wählst du eine Person, siehst du ihre Angebote unabhängig von der Standortauswahl.

Übersicht und „Meine Aufgaben“ zeigen weiterhin nur deine eigenen Angebote.

Nachfassen

Jedes neue Angebot bekommt eine Wiedervorlage: Erstellungsdatum plus die eingestellte Zahl an Tagen, fällig zum Arbeitsbeginn (Öffnungszeiten des Standorts der verkaufenden Person, sonst des Unternehmens). Fällt der Tag auf einen freien Tag, gilt der nächste Arbeitstag. Sie steht in „Meine Aufgaben“. Ist die Anfrage schon abgeschlossen, verschwindet das Nachfassen aus den Aufgaben.

Übergaben

Für angenommene Angebote planst du den Übergabetermin. Bezeichnungen wie Auslieferung, Montage oder Vorarbeit legt der Admin unter Einstellungen → Kalender & Abwesenheit → Termine & Vorbereitung fest. Ist der Termin vorbei und das Angebot nicht ausgeliefert, erscheint es als überfällige Aufgabe.

Ausgeliefert markierst du mit dem Haken „Als ausgeliefert markieren“. Liegt der Übergabetermin noch in der Zukunft, fragt Hellolead „Auslieferung bestätigen und Termin in der Zukunft am … löschen?“. Mit „Ja“ wird das Angebot ausgeliefert und der Termin abgesagt, auch in Outlook & Co.; im Verlauf der Anfrage steht das. Mit „Nein“ bleibt alles, wie es ist. Danach verschwindet das Angebot von der Übersicht.

Der Übergabetermin steht als Termin im Kalender und, wenn verbunden, in Outlook, Microsoft 365 oder Apple. Verschiebst du ihn dort, übernimmt Hellolead die neue Zeit, und das neue Datum steht auch in der Angebotsliste. Bei Abweichungen gilt, wer zuletzt geändert hat.

Bei Abwesenheit

Fällt das Nachfassen eines Angebots in eine Abwesenheit, geht es an die Vertretung, mit dem Kennzeichen „Vertretung für …“. Siehe Vertretung und Rückgabe.

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